Auf dem Weg zur erfolgreichen Prozessanalyse und -optimierung lauern einige Fallen, warnt Signavio, ein Anbieter von Lösungen für die Unternehmenstransformation.

Ein wirksames Mittel zur Kostensenkung und Steigerung der Innovationskraft ist die Analyse und Optimierung von Prozessen. Mangelnde Dynamik und Geschwindigkeit können in einem hart umkämpften Umfeld ein KO-Kriterium für ein Unternehmen sein, warnt Signavio, ein führender Anbieter von Lösungen für die Unternehmenstransformation. Immer mehr Aufgaben müssen in kürzerer Zeit erledigt werden. Ein Unternehmen muss dafür sorgen, dass Mitarbeiter nicht überlastet werden und ihnen genügend Zeit für wertschöpfende Aufgaben zur Verfügung steht. Prozessoptimierung ist hier ein wichtiges Instrument. Es unterstützt eine teamübergreifende Optimierung sich wiederholender Prozesse. Fünf Fallstricke sollte ein Unternehmen laut Signavio jedoch vermeiden, um eine erfolgreiche Prozessoptimierung nicht zu erschweren oder letztlich sogar zu verhindern.

Teilweise wird die Meinung geäußert, dass der Einsatz eines Process-Mining-Tools zur Prozessoptimierung ausreicht. Process Mining dient zunächst nur der Analyse bestehender Prozesse; es ist noch nichts geändert. Mit anderen Worten, Process Mining als eigenständige Technologie reicht definitiv nicht aus, um die Prozessoptimierung erfolgreich zu machen. Unabdingbar ist auch eine Lösung im Bereich der Prozessmodellierung, mit der Verbesserungspotenziale identifiziert und diskutiert sowie Änderungsoptionen detailliert untersucht werden können. Auf dieser Analysebasis kann ein Unternehmen dann die Veränderungen umsetzen – nicht nur im Hinblick auf die Optimierung bestehender Prozesse, sondern auch im Hinblick auf die Konzeption komplett neuer Prozesse. 

Im Tagesgeschäft sind Prozessinformationen oft auf verschiedene Bereiche verteilt, beispielsweise in Fachabteilungen und in der IT. Werden nicht alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter mit ins Boot geholt, ist eine ganzheitliche Prozessoptimierung zum Scheitern verurteilt. Nur unter Einbezug aller Stakeholder kann ein Unternehmen gezielt konkrete Optimierungsziele festlegen. Eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Prozessoptimierung ist daher eine zentrale, voll integrierte Prozesswissensbasis, die Prozessinformationen bündelt und unternehmensweit Transparenz schafft. Dies fördert den Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen und ermöglicht eine agile und schnelle Zusammenarbeit, auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Dieser multilaterale Kommunikationsfluss schafft die Basis für kontinuierliche Prozessverbesserungen – sowohl im Hinblick auf einen Gesamtprozess als auch auf einen Teilprozess.

Ohne eine detaillierte Analyse bestehender Prozesse ist eine effiziente Optimierung kaum zu erreichen. Sind die Prozesse fehlerhaft, können Prozessoptimierung und Automatisierung letztendlich dazu führen, dass die bestehenden Fehler schneller umgesetzt werden. Ein Unternehmen muss daher eine Process-Mining-Lösung einsetzen, die eine systematische Auswertung von Prozessdaten über verschiedene IT-Systeme hinweg ermöglicht. Mit der Methode des Process Mining können Prozessabweichungen, Schwachstellen, unnötige Arbeitsschritte, Nichteinhaltung von Compliance oder Risiken identifiziert werden. Auf Basis dieser Informationen ist es dann möglich, den tatsächlichen Ablauf organisationsweiter Prozesse zu verbessern.

Auch wenn ein Unternehmen eine Process-Mining-Lösung einsetzt und eine Prozessmodellierung durchführt, wird die Prozesssimulation oft ignoriert. Nur so kann ein Unternehmen beabsichtigte Prozessänderungen im Hinblick auf negative Auswirkungen auf die gesamte Prozesslandschaft überprüfen. Die Simulation ermöglicht es, Herausforderungen und Probleme frühzeitig zu erkennen, so dass keine unangemessenen Prozessanpassungen vorgenommen werden, die unnötigen Zeit- und Kostenaufwand nach sich ziehen.

Nicht zuletzt wird oft vergessen, dass eine Initiative zur Prozessoptimierung nie wirklich abgeschlossen ist. Unternehmen sollten auf jeden Fall einige Wochen oder Monate nach den ersten Prozessverbesserungen neue Daten extrahieren: Auf dieser Basis können sie erkennen, was sich geändert hat und welche Maßnahmen zu mehr Effizienz geführt haben. Grundsätzlich erfordert modernes Prozessmanagement immer eine iterative Entwicklung und Anpassung. Unternehmen müssen kontinuierlich Optimierungspotenziale identifizieren und Verbesserungen im Prozesslebenszyklus einleiten. Auch die Prozesskonformität muss regelmäßig überprüft werden, dh ob ein Prozess wirklich so abläuft, wie er ursprünglich modelliert wurde. „Wenn ein Unternehmen den Weg der Prozessoptimierung einschlägt, ist die Einbindung relevanter Stakeholder, die transparente Darstellung von Prozessen und die Analyse der tatsächlichen Fortschritte unabdingbar“, betont Gerrit de Veer, Senior Vice President MEE (Middle and Eastern Europe) bei Signavio . „Wenn Prozesse kontinuierlich simuliert und optimiert werden, lässt sich der Geschäftserfolg nachhaltig steigern.“

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